Quais certidões pedir para empresa terceirizada de serviços

Resposta direta: três certidões, três assuntos

Quem contrata uma empresa terceirizada de limpeza costuma pedir três documentos: a CNDT, certidão negativa de débitos trabalhistas, emitida pela Justiça do Trabalho; o CRF, certificado de regularidade do FGTS, emitido pela Caixa; e a CND federal, certidão de regularidade fiscal emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Cada uma cobre um assunto próprio, tem validade própria e é consultada em um sistema oficial diferente. Nenhuma delas é um atestado de qualidade, e nenhuma substitui a conferência de contrato, folha e comprovantes.

A razão de pedir é prática. A Lei 6.019/1974 prevê, no art. 5º-A, § 5º, que a empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período da prestação, tema de responsabilidade do contratante na terceirização. Quem contrata precisa de sinais objetivos de que a prestadora está em dia, e as certidões são o jeito mais direto de obtê-los.

O que cada certidão cobre

CNDT: débitos trabalhistas

A CNDT é extraída do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas. Segundo o TST, nele constam as pessoas físicas e jurídicas devedoras inadimplentes em processo de execução trabalhista definitiva. A certidão pode ser negativa, positiva ou positiva com efeito de negativa. É eletrônica e gratuita, tem validade nacional de 180 dias e apresenta a situação da pessoa jurídica em relação a todos os seus estabelecimentos, agências ou filiais. O passo a passo está em como emitir a CNDT.

O que a CNDT não diz: ela não informa se os salários do mês estão em dia nem se há reclamações em andamento que ainda não chegaram à fase de execução definitiva. Cobre o registro de dívidas trabalhistas em execução, e não a rotina de pagamento.

CRF: FGTS

O manual da Caixa define o CRF como o documento emitido exclusivamente pela Caixa que comprova a regularidade do empregador perante o FGTS. A regularidade de empresas com filiais está condicionada à regularidade de todos os estabelecimentos, matriz e filiais. O certificado é válido por 30 dias contados da emissão, e a consulta pública guarda o histórico dos últimos 24 meses para confirmar a autenticidade. Veja como emitir o CRF do FGTS.

CND federal: tributos federais e dívida ativa da União

A Receita Federal descreve a certidão de regularidade fiscal como o documento que comprova a situação fiscal do contribuinte perante a Receita Federal e a PGFN, a chamada certidão conjunta. Ela informa se há ou não pendências relativas a débitos tributários federais e à Dívida Ativa da União, inclusive contribuições previdenciárias. Pode ser negativa, positiva com efeitos de negativa, quando as pendências estão com exigibilidade suspensa, ou positiva. A validade informada no serviço é de 180 dias. O passo a passo está em como emitir a CND federal.

Validade: por que algumas devem ser emitidas na hora

A validade muda de uma certidão para outra, e isso orienta o momento de pedir. O CRF vale 30 dias, o que significa que um certificado apresentado em um mês pode estar vencido no seguinte. Por isso, a prática segura é o próprio contratante emitir ou conferir o CRF no sistema da Caixa no momento da decisão, em vez de aceitar um PDF antigo. A CNDT e a CND federal têm validade informada de 180 dias, mas a situação de uma empresa pode mudar dentro desse prazo, e quem contrata contratos longos deve prever conferências periódicas.

Por que este site só exibe selo da CNDT

Nos perfis de empresa, o site pode exibir um selo "CNDT verificada em" com a data da conferência, que expira sozinho no fim da validade. A decisão de selar só a CNDT é editorial. O CRF não gera selo, porque 30 dias de validade tornariam qualquer selo desatualizado na maior parte do tempo. A CND federal também não gera selo: embora a validade informada seja de 180 dias, o site prefere ensinar o comprador a emitir na hora, para que ele confira a situação no momento em que decide. Essa escolha pode ser revista, e não altera o principal: o site nunca publica informação de débito de empresa alguma. Perfil sem selo mostra apenas uma linha neutra, que significa ausência de verificação por aqui, e não uma advertência. Mais sobre o método está em como verificamos.

Quando pedir e com que frequência

• Na contratação: as três certidões, emitidas ou conferidas recentemente.
• Ao longo do contrato: repetir o pedido na periodicidade prevista no contrato, tema de o que exigir no contrato de terceirização.
• Na renovação: novas certidões antes de prorrogar.
• Em licitação: o edital define quais documentos exigir, e o CRF, por exemplo, é de apresentação obrigatória na habilitação em licitação pública, nos termos da Lei 8.036/1990, art. 27.

O que as certidões não resolvem

Certidão não mede qualidade do serviço, preço, tempo de resposta nem a saúde financeira da empresa. Também não cobre tributos estaduais e municipais, que podem ser pedidos conforme o contrato e a localidade. O objetivo é ter um conjunto mínimo de informações verificáveis, e não uma garantia.

Onde emitir

Os sistemas oficiais são o portal da Justiça do Trabalho para a CNDT, o sistema de consulta de regularidade do empregador da Caixa para o CRF e o serviço de certidão de regularidade fiscal do gov.br para a CND federal. As citações usadas nesta página foram conferidas contra os textos oficiais em 14 de outubro de 2026. Este conteúdo é informativo e não analisa nenhuma empresa específica.