Como emitir o CRF do FGTS

Resposta direta: consulta pública, emissão na hora

O CRF, certificado de regularidade do FGTS, é o documento emitido exclusivamente pela Caixa que comprova a regularidade do empregador perante o FGTS. A emissão ocorre pela consulta pública da Caixa na internet: quando o empregador está em situação regular, o sistema emite o CRF automaticamente. Como o certificado vale 30 dias, o contratante deve emiti-lo ou conferi-lo perto do momento da decisão, em vez de aceitar um arquivo antigo. Este é o motivo pelo qual o site não cria selo a partir do CRF, como se explica em quais certidões pedir para empresa terceirizada.

Passo a passo

1. Acesse a consulta oficial. Digite no navegador o endereço consulta-crf.caixa.gov.br e escolha a consulta de regularidade do empregador. Desconfie de sites que cobram para emitir.
2. Informe os dados do empregador. Digite o CNPJ da empresa e os demais dados que a tela solicitar, incluindo a verificação de segurança. A tela pode exigir confirmação humana, e o fluxo pode mudar com o tempo.
3. Veja o resultado. Se o empregador estiver em situação regular, o sistema emite o CRF automaticamente, com data de emissão, data de validade e número do certificado.
4. Visualize, salve ou imprima. Guarde o arquivo e confira a data de validade, de 30 dias a partir da emissão.
5. Consulte o histórico, se precisar conferir um certificado recebido. A consulta pública permite ver o histórico dos últimos 24 meses para confirmar a autenticidade.

Se as telas forem diferentes do descrito, siga as instruções da própria página oficial.

O que o manual da Caixa informa

O Manual de Orientações de Regularidade do Empregador da Caixa, vigente em janeiro de 2026, traz as regras que sustentam o que está acima. A regularidade de empresas com filiais está condicionada à regularidade de todos os estabelecimentos, matriz e filiais. A confirmação da autenticidade usa a data de emissão, a data de validade e a sequência numérica. O CRF é renovável a partir do quinto dia anterior ao vencimento, e, nesse caso, o certificado anterior passa a constar no histórico, que fica disponível para consulta por 24 meses.

O manual também diz que o CRF não se destina, pela finalidade legal do documento, aos empregadores domésticos. Quem tem empregada doméstica e quer entender os recolhimentos dela encontrará o caminho em eSocial doméstico e DAE, e não aqui.

Quando o sistema não devolve o certificado

Há três situações comuns. Na primeira, o empregador está em situação regular e o CRF é emitido. Na segunda, o empregador não está em situação regular, e o manual informa que o sistema não retorna nenhum dado de CRF, embora a consulta ao histórico continue disponível. Na terceira, o empregador não está cadastrado nos sistemas do FGTS, e então não há retorno de CRF nem registro de histórico. O cadastro ocorre com o primeiro recolhimento ou declaração, e, segundo o manual, o CRF é liberado em até 5 dias úteis após o processamento da guia quitada ou do arquivo de ausência de fato gerador. Essas são situações administrativas da empresa, e a conversa com ela deve ser objetiva: pedir que apresente o certificado emitido nos dias anteriores à assinatura.

O manual informa ainda que, a partir de 1º de junho de 2026, a gestão e a cobrança dos débitos de FGTS inscritos na dívida ativa passaram para a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, por meio do Portal Regularize. Isso mostra por que as regras de regularidade mudam, e por que o ponto de verdade é a consulta oficial no dia.

Quando o CRF é exigido

Pela Lei 8.036/1990, art. 27, a apresentação do Certificado de Regularidade do FGTS é obrigatória em situações como a habilitação e a licitação promovida por órgãos da administração pública. No manual da Caixa, a lista é mais ampla e inclui, entre outras, celebrar contratos de prestação de serviços com órgãos da administração. Em contratos entre particulares, a exigência vem do contrato, como mostra o que exigir no contrato de terceirização.

Cuidados ao receber um CRF de terceiros

Um PDF recebido por e-mail ou mensagem é uma cópia, e a conferência segura é sempre a consulta pública. Confira se o CNPJ do certificado é o da empresa que assina o contrato, se a data de validade ainda não passou e se o número consta no histórico. Anote a data em que você conferiu e a data em que a validade termina, para repetir a consulta antes do vencimento. Em contratos mensais, muitas empresas incluem essa renovação na rotina de fechamento da fatura, e vale a mesma lógica para condomínios que prestam contas em assembleia. Um certificado com validade vencida não tem o mesmo efeito de um vigente, ainda que a empresa continue em situação regular, e a solução é emitir outro.

Como combinar com as outras certidões

O CRF é a certidão de vida mais curta, e a rotina mais simples é emiti-lo junto com a CNDT e a CND federal, em um único momento de conferência. A responsabilidade que motiva esse cuidado é explicada em responsabilidade do contratante na terceirização. O site nunca informa débito de empresa alguma, e perfil sem selo é apenas ausência de verificação, conforme como verificamos.