Como montar o escopo de limpeza de um escritório

Por que o escopo vem antes do preço

Quem pede orçamento de limpeza para um escritório sem um escopo recebe propostas que não se comparam. Uma empresa inclui as janelas, outra não. Uma conta três visitas por semana, outra cinco. Uma fornece papel e sabonete, outra não. O preço mais baixo, nessas condições, costuma ser o de menos trabalho, e não o da proposta mais eficiente. O escopo é o texto que resolve isso: ele diz o que será feito, e é com base nele que se compara, se contrata e se cobra.

A Lei 6.019/1974, que regula a prestação de serviços a terceiros, determina que o contrato de prestação de serviços contenha a especificação do serviço a ser prestado. Escopo detalhado é a forma prática de cumprir isso. Esta página mostra os itens que compõem um bom escopo. Ela não traz preço, e a página quanto custa a limpeza comercial explica o que forma o valor. O serviço em si está descrito em limpeza comercial e de escritório.

A lógica das contratações públicas

As contratações federais de limpeza servem de referência por terem regras publicadas. A Instrução Normativa SEGES/MP 5/2017, no anexo de limpeza e conservação, determina que o projeto básico traga as áreas do serviço, classificadas segundo as características dos serviços a serem executados, periodicidade, turnos e jornada de trabalho necessários. E diz que os serviços serão contratados com base na área física a ser limpa, estabelecendo-se uma estimativa do custo por metro quadrado, observadas a peculiaridade, a produtividade, a periodicidade e a frequência de cada tipo de serviço e as condições do local.

Em linguagem simples: o escopo começa pela divisão do espaço em tipos de área, define a frequência de cada tipo e só então chega à equipe e ao preço. A empresa privada pode adotar a mesma lógica, mesmo sem ser obrigada. A relação entre área e produtividade está em quantos metros quadrados uma pessoa limpa por hora.

Os blocos do escopo

1. Áreas. Liste as áreas do escritório e agrupe por tipo: estações de trabalho, salas de reunião, circulação, recepção, copa, banheiros, áreas externas e depósitos. Indique a metragem aproximada de cada grupo, e se há áreas restritas, como sala de servidor ou de arquivo, que a equipe não acessa sem acompanhamento.

2. Atividades por área. Para cada grupo, descreva o que deve ser feito em termos de resultado: pisos limpos, superfícies sem poeira, lixeiras esvaziadas, banheiros abastecidos. Não é necessário descrever o método, que é problema da empresa.

3. Frequência. Diga a periodicidade de cada atividade: diária, semanal, quinzenal, mensal. Banheiros e copa costumam ter frequência diária, enquanto vidros internos e limpeza detalhada de rodapés e luminárias podem ser periódicos.

4. Horário e turno. Informe o horário permitido, a possibilidade de trabalho fora do expediente e as regras de acesso ao prédio. O horário afeta a equipe necessária e as regras de segurança.

5. Equipe e supervisão. Indique se o contrato pede número fixo de pessoas, presença de encarregado ou supervisor e substituição em caso de falta. O tema é aprofundado em posto de serviço em contrato de terceirização.

6. Insumos e equipamentos. Defina quem fornece papel, sabonete, sacos de lixo, produtos, panos e equipamentos. A responsabilidade pelo material é um dos pontos que mais geram atrito. Os produtos devem seguir o rótulo e ser regularizados, e a regra de nunca combinar produtos está em por que não misturar produtos de limpeza.

7. Exclusões. Escreva o que não está incluído: limpeza de fachada e de vidros externos, remoção de entulho, serviços em altura, higienização de estofados, tratamento de piso. O que não estiver escrito como excluído gera discussão sobre estar ou não incluído.

8. Controle e relatórios. Defina como o contratante verifica o serviço: lista de verificação, inspeção periódica, canal de reclamação e prazo de correção. Um controle simples, aplicado sempre, vale mais do que um controle complexo que ninguém usa.

Um modelo de tabela

Muitas empresas organizam o escopo em tabela. A estrutura abaixo mostra os campos, sem valores:

O contratante preenche os campos com o que precisa, e a empresa responde com a proposta. Nada impede que o escopo seja mais curto em escritório pequeno, desde que cubra cada bloco acima de forma explícita.

Escritório pequeno e escritório grande

O escopo muda de tamanho, mas não de estrutura. Em um escritório de poucas salas, ele pode caber em uma página e tratar de duas ou três frequências. Em um andar corporativo, ou em um conjunto de prédios, vira um anexo extenso, com áreas classificadas, horários por turno e supervisão própria. O que não muda é a necessidade de escrever. Quanto maior o contrato, maior o custo de uma ambiguidade, e mais valor tem o tempo gasto antes da assinatura para deixar cada bloco explícito, inclusive o que acontece em feriados, em períodos de obra no prédio e em eventos internos que alteram a rotina.

Erros comuns

O primeiro é pedir preço antes de ter escopo. O segundo é copiar um escopo de outro lugar sem ver se serve ao espaço. O terceiro é descrever o método em vez do resultado, o que tira da empresa a liberdade de escolher a forma e do contratante a clareza do que espera. O quarto é esquecer a revisão: o escritório muda, a ocupação muda, e o escopo precisa ser revisto de tempos em tempos. Em contratos longos, a revisão periódica deve constar no próprio contrato, como se vê em o que olhar no contrato.

Para a relação entre escopo e contrato de terceirização, veja terceirização de limpeza: como funciona o contrato. Para encontrar empresas por cidade, use a página inicial.