Troca de empresa de limpeza: como organizar

Por que a troca merece planejamento

Trocar de empresa de limpeza parece simples: avisa-se uma, contrata-se outra. Na prática, a troca mexe com contrato, com pessoas, com acesso ao local e com a rotina de quem usa o espaço. Quando mal planejada, deixa o ambiente sem limpeza por dias, gera discussão sobre multa e aviso, mistura responsabilidades entre as duas empresas e abre lacunas na documentação.

Esta página é um roteiro para quem contrata e decide mudar de prestadora, seja um condomínio, um escritório, uma loja ou uma residência com serviço recorrente. Ela não dá parecer sobre o caso de nenhum contrato, e o aviso de que não somos advogados explica o alcance do conteúdo.

Primeiro, ler o contrato atual

Antes de qualquer comunicação, leia o contrato vigente. Cinco pontos decidem o resto:

1. Prazo. O contrato tem data de término ou é por prazo indeterminado? O Código Civil, nas regras gerais de prestação de serviço, diz que a prestação não pode ser convencionada por mais de quatro anos (art. 598).
2. Aviso prévio. Qual é o prazo e a forma da comunicação para encerrar? Na falta de prazo estipulado, a lei geral prevê que qualquer das partes, a seu arbítrio, mediante prévio aviso, pode resolver o contrato (art. 599). Essa é uma regra de fundo, e a cláusula do contrato é a que se aplica em primeiro lugar.
3. Multa e condições de rescisão. Existe multa por encerramento antecipado, e em que hipóteses ela vale?
4. Reajuste e valores pendentes. Há pagamentos a fazer ou a receber no encerramento?
5. Devolução e transição. O contrato prevê entrega de chaves, crachás, equipamentos e documentos?

A Lei 6.019/1974 determina que o contrato de prestação de serviços conterá qualificação das partes, especificação do serviço, prazo e valor. Contratos bem redigidos respondem a essas perguntas, e os que não respondem merecem conversa com advogado antes da comunicação. O que olhar em um contrato está em o que olhar no contrato.

A responsabilidade não acaba com o contrato

O ponto mais esquecido da troca é o que fica para trás. A Lei 6.019/1974 prevê que a empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que ocorrer a prestação de serviços. Encerrado o contrato, a prestação daquele período continua sendo o período em que a contratante pode ser chamada a responder. Por isso, convém guardar os comprovantes do que foi exigido da prestadora durante a vigência e, na saída, pedir os comprovantes do cumprimento das obrigações com os trabalhadores alocados no seu local, nos termos do que o contrato previa. O tema está em contratar empresa e a responsabilidade.

Quem sai deve acertar suas obrigações com seus empregados, e isso é assunto entre ela e eles. O contratante não negocia com os trabalhadores a respeito de vínculo ou de verbas, e não deve fazer promessas sobre contratação pela nova empresa. Se a nova prestadora vai aproveitar parte da equipe, essa é uma decisão dela.

Organizar a passagem

Uma transição sem sobressaltos costuma seguir esta sequência:

• Definir a data de corte com folga para contar com a nova empresa no dia seguinte ao último dia da antiga, ou com uma sobreposição curta, se o contrato permitir.
• Registrar o escopo atual com áreas, frequências, horários e rotinas, para entregar à nova empresa. Um bom ponto de partida está em escopo de limpeza de escritório.
• Levantar o que pertence a quem como equipamentos, materiais e armários. O inventário evita discussão sobre o que fica e o que sai.
• Recolher chaves, crachás, senhas e acessos da empresa que sai, e registrar a devolução.
• Informar quem precisa saber portaria, administração, moradores ou funcionários, para que não haja barreira de acesso no primeiro dia.
• Fotografar o estado do local na data da passagem, como referência para as duas empresas.

Em condomínios, a mudança de prestadora normalmente envolve o síndico e, conforme a convenção, a assembleia, como descreve limpeza de condomínio.

Escolher a nova empresa com método

A troca é o momento de usar o que se aprendeu. Defina o escopo antes de pedir propostas, peça a todas as candidatas que respondam ao mesmo documento, confira a regularidade pelas certidões públicas que o contratante pode emitir sozinho, como mostra certidões para contratar terceirizada, e confirme referências conforme como verificar referências. A estrutura do contrato novo está em terceirização de limpeza: como funciona o contrato.

Resista à tentação de trocar de empresa só pelo preço. Um preço mais baixo é possível, mas só tem sentido quando o escopo é o mesmo e a empresa demonstra como fecha as contas. Vale também registrar por que a troca está acontecendo, para que o problema não se repita com a próxima.

O que muda se o contrato for público ou de condomínio grande

Em contratos de órgãos públicos, a troca segue o edital, o contrato e a lei de licitações, e não é uma decisão discricionária do gestor: há prazos, procedimentos de rescisão e, quando o contrato acaba, nova licitação. Em condomínios grandes, a troca pode envolver prazos de assembleia, convocação formal dos condôminos e prestação de contas da empresa que sai. Nos dois casos, o ponto de partida é o mesmo: documentar tudo, seguir o que o contrato e as regras internas determinam e evitar soluções improvisadas, como interromper o serviço sem aviso ou pagar a nova empresa antes de formalizar a contratação.

Comunicação

Quando for comunicar a empresa atual, faça por escrito, cite a cláusula do contrato, informe a data do término e peça confirmação de recebimento. Seja objetivo e evite críticas no texto. Se houve falhas, descreva-as em termos de fatos e datas, e guarde as evidências. Para encontrar empresas por cidade, use a página inicial.